Bases teóricas (Doc. y Map. de procesos)

Mapa de procesos

Definición

Es la representación de las interacciones de las operaciones, las funciones y los procesos, dentro de la organización, así como también con las partes interesadas fuera de la organización. (Pernias, 2002)

Un mapa de procesos permite tener una visión global del sistema en este caso de lo que se denomina la organización (la empresa) Visualiza la relación entre la organización y las partes interesadas. Permite obtener una primera idea sobre las operaciones, las funciones y los procesos. Deben representar además las relaciones e interrelaciones dentro de la organización y con las partes interesadas.

Los mapas de procesos muestran una aproximación gráfica y resumida de la institución, que la define como un sistema de procesos interrelacionados en la cual se indican los requisitos, servicios, procesos estratégicos, básicos y de apoyo, usuarios así como sus relaciones.

Desde el punto de vista macro, los procesos son un conjunto de actividades claves que se requieren para dirigir una institución. Un macro proceso, puede subdividirse en procesos o subprocesos que tengan relación y que contribuyan a la misión de la institución.

Los procesos son un conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Un subproceso es la etapa de un proceso.

Las instituciones de manera general cuenta con tres tipos o niveles de procesos: estratégicos, básicos y apoyo, de igual importancia y necesarios para el logro de la misión. A continuación se describen:

• Estratégicos: establecen políticas, estrategias y líneas de acción generales para el direccionamiento o mejor organización de la institución, empresa o gerencia y de los demás procesos.

• Básicos: la razón de ser de la institución, empresa o gerencia para lo que fue creada y que permite su sostenibilidad en el tiempo.

• Apoyo: proveen los recursos necesarios para el bien andar de los demás procesos institucionales, empresariales o gerenciales.

Elaboración del mapa de procesos

Para realizar el mapa del proceso lo primero que debe hacerse es lo siguiente:

Delimitar los procesos:

1. Identificar quienes son los dueños , los clientes y los proveedores
2. Plantear cual es el objetivo a alcanzar
3. Qué y quien da impulso al proceso
4. Cuáles son los elementos de entrada del proceso
5. Como y a través de quien (responsable) y con quien (interrelaciones) se ejecuta el proceso
6. Cuáles son los resultados del proceso (salidas)
7. Cómo y cuando se mide, visualiza y evalúa la aptitud de funcionamiento
8. Visualizar que el proceso es claro y comprensible (realización de un flujograma)
9. Evidenciar que el cliente está satisfecho

Hay que clasificar los procesos, preparar un modelo de proceso para la empresa y prepara la documentación de los procesos (descripción y flujograma) (Pernias, 2002)

Procedimiento

Representa una serie de pasos seguidos en un orden cronológico o secuencial de actividades, debe abordar y responder a: quién, qué, dónde, cuándo y cómo deben ejecutarse cada una de éstas.

En este orden de ideas, Álvarez (1998) define un procedimiento como una guía detallada que muestra secuencial y ordenadamente como dos o más personas realizan un trabajo.

Flujogramas (Definición e importacia)

El Diagrama de Flujo ó Flujograma, consiste en expresar gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronológica. Según su formato o propósito, puede contener información adicional sobre el método de ejecución de las operaciones, el itinerario de las personas, las formas, la distancia recorrida el tiempo empleado, etc. (Martínez, 2005)

 

Su importancia reside en que ayuda a designar cualquier representación gráfica de un procedimiento o parte de este, El flujograma de conocimiento o diagrama de flujo, como su nombre lo indica, representa el flujo de información de un procedimiento.

     Así mismo, el diagrama de flujo ayuda al analista a comprender el sistema de información de acuerdo con las operaciones de procedimientos incluidas, le ayudará a analizar esas etapas, con el fin tanto de mejorarlas como de incrementar la existencia de sistemas de información para la administración.(Martínez, 2005)

Según Gómez (1.995) es importante ya que ayuda a designar cualquier representación gráfica de un procedimiento o parte de este , El flujograma de conocimiento o diagrama de flujo, como su nombre lo indica, representa el flujo de información de un procedimiento

En la actualidad los flujogramas son considerados en las mayorías de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier método y sistemas.

Los flujogramas o diagramas de flujo son importantes para el diseñador porque le ayudan en la definición formulación, análisis y solución del problema. El diagrama de flujo ayuda al analista a comprender el sistema de información de acuerdo con las operaciones de procedimientos incluidas, le ayudará a analizar esas etapas, con el fin tanto de mejorarlas como de incrementar la existencia de sistemas de información para la administración. (Gómez 1.995)

  

Características que deben poseer los flujogramas:

• Sintética: La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas extensivos dificultan su comprensión y asimilación, por tanto dejan de ser prácticos.

• Simbolizada: La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su interpretación.

• De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas. Un diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografía aérea que contiene los rasgos principales de una región, y que a su vez permite observar estos rasgos o detalles principales. (Martínez, 2005)

Elaboración de flujograma de procedimientos

     Para elaborar un flujograma de procedimientos en forma eficiente es necesario realizar una planificación del trabajo de la siguiente manera:

1. Seleccionar la mejor fuente de cada pieza de información necesaria.  
2. Una vez obtenida la información, se debe establecer la trayectoria del flujo de documentos en forma esquemática para determinar el número de departamentos y oficinas a través de las cuales circula el documento.

Para comenzar la diagramación propiamente dicha, se deben trazar tantas columnas como departamentos o personas que intervengan en el procedimiento. Cada columna debe identificarse en la parte superior con el número que le corresponda. La numeración se realiza de izquierda a derecha y para su representación se utilizan números romanos. Debajo del número se indica el nombre del departamento o puesto de trabajo comenzando por aquel en el cual se origina el documento y siguiendo según el orden de aparición que el flujo establece.

El comienzo del procedimiento se efectúa en el ángulo izquierdo superior del diagrama.

• Los elementos que intervienen en el procedimiento, se señala con símbolos.

• El flujo se representa por líneas o flechas que amenazan y retroceden conforme lo determina el curso del documento, las líneas de flujo deben salir preferiblemente de un lado del documento.

• Cuando el flujo sea muy complicado y su representación con flechas resulte confuso (cruce de flechas) es aconsejable utilizar conectores entre columnas, como los presentados a continuación. (Gómez, 1995).

http://www.monografias.com/trabajos53/diagrama-de-flujo/diagrama-de-flujo2.shtml

Manual

Se puede definir un manual como un documento que contiene en el que se encuentra de manera sistemática, las instrucciones, bases o procedimientos para ejecutar una actividad. Planteándose también como un instrumento de control sobre la actuación del personal, pero también ofrece la posibilidad de dar una forma más definida a la estructura organizacional de la empresa, que de esta manera pierde su carácter abstracto, para convertirse en una serie de normas definidas. (Rodríguez, 2002).

También se denomina manual al libro que posee un compendio o síntesis de las partes sustanciales de una asignatura, a diferencia de los tratados, que poseen los temas desarrollados de una manera analítica.

Manual de procedimientos (Definición)

Los manuales de procedimientos son medios escritos valiosos para la comunicación, y sirven para registrar y transmitir la información, respecto al funcionamiento de una organización; es decir, es un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, la información y/o las instrucciones de ejecución operativo-administrativa de la organización.

Además, el manual de procedimientos permite el establecimiento de un marco de actuación que fija límites (políticas) a través de una red de procesos y posibilita por medio de la descripción de procedimientos, dar soporte a la operación en pos de un mejor servicio, generando una abstracción del modelo real que entregará información que permitirá saber: “qué” es lo que cada ente está facultado y debe realizar; “ cómo” se concreta una función o proceso con actividades y pasos; “quién” es responsable del desarrollo de las actividades; “dónde” están los puntos clave de control de cada procedimiento. Para así facilitar su supervisión, control, evaluación y mejora. (Rodríguez, 2002).

  Objetivos del manual de procedimientos

• Proporcionar información que sirva de base para evaluar la eficiencia del sistema en el cumplimiento de sus funciones específicas, una vez finalizada la identificación y desarrollo de cada uno de los procesos y procedimientos.

• Incorporar a los sistemas y procedimientos administrativos, la utilización de herramientas que ayuden a agilizar el flujo de información y de esta manera facilitar el entendimiento, para ayudar a la toma de decisiones (Impactando la gestión departamental y producto de la sumatoria de los mismos mejorar la gestión institucional).

• Contribuir al enriquecimiento del compendio documental municipal y a la consolidación de la institucionalización de procesos operativos y administrativos en lo referente gestión del capital humano como recurso que agrega valor a los servicios prestados en el municipio de Valparaíso.

• Proporcionar una herramienta que facilite el proceso de inducción y capacitación del personal nuevo e incentivar la polifuncionalidad al interior de cada   Área, Departamento, Sección, Oficina, entre otros. (Rodríguez, 2002).

  Utilidad del manual de procedimientos

• Permite conocer el funcionamiento interno con lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
• Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento facilitando la capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
• Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema (Auditoria sistémica).
• Interviene en la consulta de todo el personal.
• Proporciona ayudas para el emprendimiento en tareas como; la simplificación de trabajo como; análisis de tiempos, delegación de autoridad, eliminación de pasos, etc.
• Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.
• Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria (Paradigmas).
• Determina de forma sencilla las responsabilidades por fallas hechas bajo paradigmas.
• Facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno  y estudio de desempeño.
• Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.
• Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades, regulando a su vez la carga laboral.
• Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos. (Gómez, 1994)

  Estructura del manual de procedimientos

Los puntos considerables para un manual bien estructurado son los siguientes:

• Identificación: Logotipo, nombre, lugar y fecha de elaboración, número de revisión, unidades responsables de la elaboración, clave de la forma.

• Índice o contenido: relación de capítulos.

• Prólogo y/o introducción: Exposición sobre el contenido del manual, objeto y áreas de aplicación.

• Objetivos de los procedimientos: Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.

• Áreas de aplicación de los procedimientos: Esfera de acción que cubren los procedimientos.

• Responsables: unidades administrativas y/o puestos que intervienen.

• Políticas de operación: Lineamientos generales de acción y responsabilidad de las instancias que participan en los procedimientos.

• Conceptos: Glosario de términos de carácter técnico, empleados en el procedimiento.

• Procedimiento: Narrativa de cada una de las operaciones, explicando en qué consiste, cuándo, cómo, dónde, con qué y cuanto se necesita para llevarlas a cabo.

• Formulario de impresos: se adjuntan como apéndices.

• Diagramas de flujo: Representaciones gráficas de procedimientos dentro de las diferentes unidades.(Gómez, 1994)